ELO HR Personnel File Die digitale Personalakte

Die digitale Personalakte

mit ELO HR Personnel File werden Personaldaten sicher verwaltet

Stammdaten einfach anlegen: Legen Sie Stammdaten an und initiieren Sie Prozesse beim Mitarbeitereintritt oder -austrit
Checklisten unterstützend nutzen: Arbeiten Sie mit Checklisten und optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe
Datenschutzrichtlinien beachten: Erfüllen Sie ohne Weiteres die Anforderungen der EU-DSGVO und anderer Richtlinien
Fristen pünktlich einhalten: Verpassen Sie keine Fristen und Termine dank automatisierter Benachrichtigungen
Stets den Überblick behalten: Finden Sie sich auch in großen Dokumentenmengen dank individueller Dashboards schnell zurecht
 
 
 

Personaldaten erfassen und verwalten

Aktivitäten überblicken

Das HR-Board und Checklisten mit Kommentarfunktion helfen Ihnen, den Überblick über alle nötigen Aktivitäten zu behalten. Wählen Sie eine Checkliste aus bestehenden Vorlagen und passen Sie diese einfach auf Ihre Bedürfnisse an.

Dokumentenformate verwalten

Alle gängigen Dateiformate können in der ELO Personalakte zentral strukturiert gespeichert und verwaltet werden. Bereits bestehende Papierdokumente werden über einen integrierten Scan-Client in die Akte überführt.

Stammdaten pflegen

Nachdem Sie die Stammdaten übertragen oder manuell erstellt haben, können Sie diese einfach pflegen. Änderungen werden dank Formularanträgen und automatischer Datenübernahme schnell abgewickelt.

Fachsysteme anbinden

Wenn Sie bereits mit einem HR-System arbeiten, kann dies problemlos in die ELO Welt integriert werden. Die dort verwalteten Stammdaten werden in die Personalakte übertragen und durch einen Datenabgleich permanent aktualisiert.
 

Datenschutzrichtlinien einhalten

Fristen einhalten

In der ELO Personalakte lassen sich wichtige Fristen einfach überwachen und einhalten. So behalten Sie beispielsweise das Ende einer Probezeit oder die Befristung eines Arbeitsverhältnisses stets im Blick.

EU-DSGVO? Mit ELO im Griff!

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten: Unternehmen müssen organisatorische und IT-technische Vorkehrungen zum Schutz dieser treffen.

Effektiver Datenschutz

Personenbezogene Daten werden durch zuverlässige rollen-, gruppen- und personenbasierte Zugriffskonzepte geschützt. So lassen sich die Personalakte oder Teilbereiche mit Berechtigungen oder speziellen Verschlüsselungsmechanismen absichern.

Löschfristen beachten

Bestimmte Dokumente, wie zum Beispiel Bewerbungsunterlagen oder Abmahnungen, müssen nach einem vordefinierten Zeitraum vernichtet werden (Kassation). Mit ELO gelingt dies durch die frei definierbare Kassationssteuerung.
 

Key-Features

Workflows erstellen

Nutzen Sie den integrierten Workflow-Designer um Prozesse wie Freigaben oder Änderungsanträge formularbasiert zu generieren. So ist der Arbeitsablauf automatisiert und transparent

Standardprozesse nutzen

Die ELO Personalakte bietet Ihnen Standardprozesse an, die einfach in das System integriert wer-den können. Egal, ob es sich um Personaländerungsmitteilung oder Abwesenheitsanträge handelt

Organigramme abbilden

Bilden Sie Ihre Organisationsstruktur mit Hilfe von Organigrammen in beliebiger hierarchischer Tiefe ab und behalten Sie so den Überblick über die per-sonelle Struktur des Unternehmens.

Dashboards zusammenstellen

ELO Analytics bietet eine sekundenschnelle Auswertung großer Datenmengen. Nutzen Sie dies für Ihr Personal-Controlling und visualisieren Sie Zusammenhänge in individuellen Dashboards

Zusammenarbeit vereinfachen

Der ELO Dokumenten-Feed vereinfacht deutlich die Zusammenarbeit. In einem Nachrichtenstrom können Kommentare zu einem Personalvorgang hinterlassen oder auch Dokumente abonniert werden

Mitarbeiterausweise anfertigen

Eine integrierte Vorlagenverwaltung hält Bausteine für Standardschreiben und Vorlagen für die Erstellung von Mitarbeiterausweisen bereit, inklusive Mitarbeiterfoto dank Webcam-Anbindung.

Mobil arbeiten

Mit dem ELO Client for Mobile Devices können Mitarbeiter auch von unterwegs jederzeit auf das ELO ECM-System zugreifen und mit wenigen Klicks Ihre Anträge oder Prozesse anstoßen.

 

Ihre Vorteile auf einen Blick!

Sichere Datenerfassung und -verwaltung
• EU-DSGVO-Anforderungen einfach und transparent erfüllen
• Alle Dokumente zentral und formatunabhängig verwalten
• Bestehende HR-Systeme einfach integrieren
• Durch ein rollenbasiertes Zugriffskonzept Daten sicher schützen
• Dokumente nach vordefinierten Richtlinien lösche
Einfache Vorgangssteuerung
• Personalbezogene Standardprozesse in bestehende Prozesse integrieren
• Arbeitsprozesse auch mobil initiieren
• Vorhande Datenmengen schnell auswerten
• Vorlagenstandards individuell nutzen
• Eigene Prozesse frei und schnell definieren
• Organisationsstrukturen übersichtlich abbilden
Schnelle Datenanalyse
• Änderungen und Zugriffe vollständig protokollieren
• Automatische Fristen- und Terminkontrolle nutzen
• Vorhandene Datenmengen schnell auswerten
• Zusammenhänge in individuellen Dashboards darstellen
• Relevante Unternehmensdaten in Beziehung setze